「あっ、しまった!」を防ぐ、Gmailの送信取消機能が標準に

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メールを書き、送信ボタンを押した瞬間にミスに気づくこと、よくありませんか?添付ファイルの付け忘れや、CCに入れるべき人の入れ忘れ程度であれば小さな問題ですが、送信先を間違えていたり、送るべきでない添付ファイルを送ってしまったり…。メールの誤送信事故が発覚するタイミングは、送信ボタンを押した直後が殆どであるということを聞いたことがあります。

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webメールの代表的なサービスであるGmailに、そんなメールの誤送信を防ぐ機能が標準で備え付けられました。6月22日、米国Google社は、デスクトップ版Gmailの標準機能として、「メール送信の取り消し」を追加したことを発表しました。

送信ボタンを押してから最長30秒間、一旦送信してしまったメールの送信を取り消すことができます。この機能は、もともと2009年にGmailの実験的な機能を試すことができる「Gmail Labs」で公開された機能でしたが、これがGmailの標準機能となりました。

当社では、メールの送受信やスケジュールの共有などのグループウェアとして、ビジネス向けのGoogleによるクラウドサービスGoogleAppsを活用しています。そのため、ISMS認証の運用による情報セキュリティーの観点から、元々メール送信の取り消し機能の導入を義務としていました。

20150624_01設定画面を見てみると、メールの取り消し機能の設定が表示されています。かつては取り消せる時間は5秒まででしたが、今では最長30秒まで設定することができます。

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送信取り消しの設定を有効にした後、メールを送信すると、画面の上部に「メッセージを送信しました」という表示とともに、「取消」と「メッセージを表示」という文字が設定した秒数の間表示されます。この間に「取消」をクリックすれば送信が取り消され、メールの編集画面に戻ります。 

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NRIセキュアテクノロジーズ株式会社による「企業における情報セキュリティ実態調査2014」によると、企業で起きた情報セキュリティーに関する事故のトップは断トツで”電子メールの誤送信”であり、40%を超える企業で起きていると報告されています。

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また、エムオーテックス株式会社による「Webメールサービスの利用実態」の調査では、webメールユーザー全体の約半数である45.7%が誤送信メールの経験があり、そのうち、7割以上の72.3%は、複数回(2~4回)誤送信したことがあると報告されています。

メールの誤送信による情報漏洩は、クライアントや社会に対する信頼低下を招くだけではなく、場合によっては大きな補償に発展し、企業の継続に関わる問題につながりかねません。今回のGmailに標準化されたメール取消機能を活用することで、少しでもリスクを低減に繋がればと思います。現状、スマートフォン端末ではiOSだけでなくAndroidでも取消機能はありませんが、近々、備わることに期待したいですね。