機密文書の溶解サービスを試してみた ~ISMSのルール・紙資料の廃棄について

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当社は、およそ2年半前にISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)の認証を取得して以来、継続的な運用・PDCAを回すことを通して、情報漏洩などのリスクに対して高度な施策を取っています。これは、お客様の情報を適切に扱うことができる証であり、安心・安全を提供することができています。

そもそも、ISMSとは、ネットワークやコンピュータシステムのセキュリティ対策は勿論、情報を扱う際の方針や、それに基づいた具体的な計画やルールの策定、そして実施・運用、一定期間ごとの監査・見直しまで含めた、総合的なリスクマネジメント体系のことを指します。簡単に言えば、自社で情報を扱う際のルールを定め、それに従い運用し、一定期間でその内容を振り返って見直すという一連のフローが、規格で定められた水準に達していると認められれば、ISMSの認証取得となります。

近年では、コンピュータウイルスや不正アクセスといったネットワーク上の脅威、情報漏洩といった事件の多発から、企業の情報管理に対する関心が高まっており、ISMS認証を受ける企業も増加しているようです。

紙資料の廃棄

業務の遂行上、お客様からお預かりする”情報”には様々な種類があります。PowerpointやExcel、画像などといったデータ。DVDやテープといった物理的なメディア。そして、オリエンシートやプレゼンで配布する企画提案書などといった紙資料があります。

当社のISMSのルールとして、紙資料を処分する際は、必要に応じてスキャンして電子化した後、必ずシュレッダーなどで物理的に復元できない形で処分するよう定めています。不要になった名刺や、宅配便の伝票、当社の住所が書かれたダイレクトメールなども含んでいます。

20141210_01年末の大掃除時や、最近だとオフィスの引越し前、当社のシュレッダーは大活躍を見せますが、あまりに多い場合ですと手間と時間がかかり、非効率的です。こうした時、機密文書の処分を行ってくれるサービスが多数あることご存知ですか?情報漏洩などのリスク無く、処理することができるので非常に便利です。

今回試しに、ヤマト運輸が行っている「機密文書リサイクルサービス」を申し込み、利用してみました。

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クロネコヤマトの機密文書リサイクルサービス
http://www.kuronekoyamato.co.jp/recycle/recycle_b.html

これは、専用の段ボール箱に処分したい機密文書を入れて封をして送ると、そのまま開封されること無く古紙として溶解処理してくれるサービスです。処分費に配送料も含まれるのでコストも一括管理できます。

まずは、このサービスを利用するために申し込み登録が必要です。申込書の裏には契約内容が記されています。万一、このサービスで情報漏洩等が発生した場合にはその補償がなされるようです。

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 配送員の方に申込書を渡した数日後、専用の段ボール箱が届けられました。専用の伝票も添えられています。運送費も含めた処理費用は、一箱1,847円(税込)になります。

20141210_04早速組み立てて処分したいものを箱に詰めます。サイズはA3の紙がちょうど入る程度の大きさです。今回は、引っ越しで不要になったオフィスの旧連絡先が印刷された封筒を処分してみようと思います。(これらもシュレッダー処分しなければならないので相当手間がかかります…)

20141210_05詰めたら、箱のフタを閉め、封印テープで封をします。割印は私の印鑑を利用しました。この封印シールは一度貼ってはがすと再利用できないので、貼る際には注意が必要です。

20141210_06そして後は、普通の宅急便同様、配達員の方に引き取ってもらえば、封を開けられること無く処分工場で処理されます。

20141210_07通常の荷物同様、伝票番号を元にwebで配送状況を確認することができます。荷物を出した翌日には配達だけではなく、溶解作業も完了したようです。

20141210_08溶解作業の翌日には、メールで完了の旨が送られてきました。

20141210_09さらに翌月の月初には、溶解完了証明書が届けられました。月末で締められ、証明書は翌月に発行・配送されるとのことでした。

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溶解処分自体は、ヤマト運輸と提携の工場が行っているようです。証明書には、業者名とその印も押されていました。

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このようにして、機密文書は安全に処分され、古紙としてリサイクルされました。箱に詰めて送るだけと手間がかからないので、大量に機密文書を処分する場合には非常に便利なサービスです。今後も必要なときに活用していこうと思います。

紙資料の処分ひとつとっても、お客様の情報を扱うには十分な配慮と施策が重要です。今後も当社のISMSのルールに則り、適切に安全・安心な情報の取り扱いを実践してまいります。